Changemanagement

Internetportale sind Plattformen, die tief in die Unternehmensprozesse integriert sind. Sie führen dynamische mit statischen Inhalten zusammen und ihre Herausforderung liegt darin, die richtigen Daten mit den geeigneten Technologien und den entsprechenden Benutzern zu verbinden.

Aufgrund dieser Anforderungen entsteht bei jedem größeren Eingriff in das System eine enorme Komplexität – und der Launch eines neuen eCMS gehört ohne Frage dazu. Auf technischer Ebene stehen neben der Auswahl passender Lösungen und der Integration der Systeme in die Unternehmensabläufe auch die Anpassung von Funktionen und Neugestaltung von Prozessen auf der Agenda. Danach wartet die Überführung der unterschiedlichen Content-Prozesse mit ihren verschiedenen Lifecycles in einen konsistenten, homogenen Prozess. Zudem gilt es, aus CMS, DMS, Intra- und Extranet sowie E-Mails und Dokumentenablagen ein abgestimmtes Enterprise Content Management zu gestalten, das eine effiziente Vorgangsbearbeitung ermöglicht.

Doch diese technologische Herausforderung ist nur ein Teil der Aufgabe. Denn mit jeder größeren Änderung im Gesamtsystem sind oft viele neue Prozesse verbunden, die meist viele Menschen in ihrer täglichen Arbeit betreffen. Kommunikation und soziale Kompetenz sind daher im Changemanagement-Prozess von enormer Bedeutung: Nur wenn die Mitarbeiter das Potenzial und den Nutzen der Neuerungen erkennen, werden sie auch die Möglichkeiten des Systems optimal nutzen.

Um die Nutzer auf diesem Weg mitzunehmen, gibt es in einer ersten Phase Informationsveranstaltungen und einzelne „Leuchtturmprojekte“ innerhalb des Systems, die den Nutzern die Vorteile der neuen Lösung deutlich machen. Dabei gilt es, begeisterungsfähige Testuser zu identifizieren und zu gewinnen, die dann auch intern als „Botschafter“ für das neue System werben und bei Startschwierigkeiten behilflich sind. Zudem ist es ratsam, nicht alle bewährten Systeme und Tools gleichzeitig abzulösen oder zu migrieren – schließlich ist auch der „menschliche Faktor“ entscheidend für den Erfolg einer neuen IT-Infrastruktur im Unternehmen.

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