Projektmanagement bei 3m5.

Unsere Projekte leben von Leidenschaft und Identifikation. Wir kennen die digitale Welt und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Digitalstrategie. Und zwar zuverlässig, erreichbar und immer einen Gedanken voraus.

"Nur wer selbst brennt, kann Feuer in anderen entfachen"

Wir möchten die Digitalisierung aktiv mitgestalten und lieben die Herausforderungen, die sich entlang dieses Weges stellen. Um sie bestmöglich zu lösen, setzen wir nicht einfach um, sondern denken uns tief in Ihre Ziele und Ihr Unternehmen ein. Unser Credo: gemeinsam die beste Lösung entwickeln, denn Sie sind der erfahrene Kenner Ihrer Branche, und wir sind digitale Technologieführer.

Unser Erfolg bei unzähligen Projekten für bekannte Marken hat dabei stets den gleichen Kern: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter im Team weiß genau, wie das große Ganze aussieht. Wir stellen Ihnen zu Beginn der Zusammenarbeit und auch später immer wieder viele Fragen, um zu verstehen, welche Vision Sie verfolgen. Diese Botschaft nehmen wir mit und vermitteln sie jedem Team-Mitglied. Denn gemeinsam denkt es sich strategischer, innovativer und schneller.

Auftragsklärung

Ihre Anfrage an 3m5. ist die Geburtsstunde Ihres Projektes: Wir kümmern uns schnell und direkt darum und schaffen von Beginn an Klarheit. Dafür setzen wir unternehmenseigene Standards ein, die einen tiefgründigen und gleichzeitig effektiven Prozess sicherstellen. Wir identifizieren Ihre Ziele, den Umfang, Zeitraum und Aufwand Ihres Projektes.

Stakeholder

Bevor wir anfangen, gemeinsam zu arbeiten, analysieren wir, wer welche Rolle im Projekt spielt. Wir stellen für Sie sicher, dass Entscheidungen sicher und richtig gefällt werden können. Wer hat welche Interessen? Was brauchen wir wann von wem? Wir stellen den Informationsfluss sicher, fordern ein und geben Feedback.

Risiko-Analyse

90 Prozent der Überraschungen im Projektverlauf sind keine Überraschungen, sondern übersehene Risiken. Beim Eintreten der meisten „Überraschungen“ heißt es dann: „Das hätten wir wissen können!“ Genau hier setzen wir an. Wir ermitteln im Vorfeld alle erdenklichen Risiken. Wir bewerten jedes Risiko, stufen es ein, beugen vor und erstellen einen Plan B für den Fall des Eintretens.

Projektplanung

Ob agil oder klassisch. Jedes Projekt braucht seinen roten Faden - und will von Anfang an durchdacht werden.

Das initiale Durchdenken hilft, die blinden Flecken zu reduzieren. Es geht nicht darum, das Projekt akribisch nach Plan umzusetzen. Wir wollen Ihr Projekt intensiv kennen lernen und gedanklich durchleben, um in der Durchführung aus einer Intuition heraus managen zu können.

1. Inhalte, Strukturen und Navigation

Die Betrachtung der aktuellen Inhalte ist dann elementar, wenn ein neues CMS das bestehende System ablösen oder ergänzen soll. Häufig sind Inhalte und Strukturen über Jahre gewachsen. Deshalb sollten sie vor einer Integration in die neue Umgebung gesichtet, bereinigt und überarbeitet werden. Im Fokus der Analyse stehen Art und Struktur der bisherigen Inhalte sowie das Navigationskonzept. Daneben ist zu klären, in welchen Sprachen aktuell und künftig publiziert wird und aus welchen Quellen oder Unternehmensbereichen die Inhalte aggregiert werden. Auf dieser Grundlage definieren wir, auf welche Weise der bestehende Content in die neue Struktur überführt und mit neuen Inhalten oder Seitenelementen kombiniert werden kann.

2. Workflow

Eine genaue Betrachtung der existierenden Prozesse innerhalb der bestehenden Contentverwaltung ist der nächste wichtige Schritt für die Projektierung des neuen CMS. In der Prozessanalyse wird etwa geprüft, wie die Verarbeitung externer und interner Zuarbeiten abläuft – auch im Hinblick auf Abnahme- und Freigabemodalitäten. Wir kategorisieren alle bestehenden Prozesse hinsichtlich ihrer Effizienz und Relevanz, damit sie im Rahmen der Neuimplementierung entsprechend integriert, angepasst oder optimiert werden können. Ziel ist es, den Nutzern des Systems ein möglichst gewohntes Arbeitsumfeld zu erhalten, das den gewachsenen Anforderungen Ihres Unternehmens an ein zeitgemäßes eCMS gerecht wird.

3. Schnittstellen, Server und Datenbanken

In diesem Schritt der Analyse identifizieren wir alle Bestandteile der IT-Infrastruktur, die mit dem aktuellen und künftigen CMS funktionieren müssen. Dabei erfassen wir vorhandene Hardwarestrukturen wie Server, Middleware oder Application Server ebenso wie Schnittstellen zu externen Systemen und Datenbanken. Ihre Präferenzen im Hinblick auf Betriebssystem, Laufzeittechnologie (Java, .NET, Native) oder die Einbindung bestehender Benutzerdatenbanken und Berechtigungskonzepte (Active Directory, NT-Domäne) berücksichtigen wir dabei. Genauso wie die Sicherheitspräferenzen und das erwartete Zugriffsvolumen auf die einzelnen Seitenbereiche sowie das systemspezifische Know-how der IT-Verantwortlichen im Kundenunternehmen.

4. Erwartungen und Ziele

Entscheidend für den Erfolg des neuen eCMS ist, ob es allen Anforderungen gerecht wird. Deshalb ist eine sorgfältige Bedarfsanalyse außerordentlich wichtig: Die Erwartungen und Ziele der einzelnen Stakeholder werden in dieser Phase gesammelt und abgeglichen. Dies geschieht meist im Rahmen eines Workshops, zu dem Vertreter all jener Personengruppen eingeladen werden, die am Einführungsprozess beteiligt sind oder zu den späteren Nutzern zählen. Das können neben Redakteuren und IT-Spezialisten auch externe Autoren oder Angehörige der Geschäftsführung sein. Deren Anforderungen werden zum Abschluss der Analyse gewichtet und in einen Katalog überführt, auf dessen Basis ein passendes System gewählt werden kann.

5. Systemauswahl

Am Ende der Analysephase sollte ein Kriterienkatalog stehen, der die technischen und strukturellen Anforderungen an das neue Content-Management-System definiert. Hilfreich ist auch eine Priorisierung: K.-o.-Kriterien und zwingende Punkte sollten entsprechend gekennzeichnet sein. Erfahrungsgemäß erleichtert ein überschaubarer Katalog die spätere Arbeit eher als eine Übersicht, die jedes Detail abdecken möchte. Schließlich gilt es, vorerst nur die wichtigsten Anhaltspunkte bei der Systemauswahl zu markieren. Ein Thema darf im Kriterienkatalog allerdings nicht fehlen: das Budget. Denn auch der Preis entscheidet über die Wirtschaftlichkeit eines Systems, und nicht immer werden alle Funktionen einer teureren Lösung wirklich benötigt. Anhand des Kriterienkatalogs prüfen die Verantwortlichen verschiedene Systeme auf ihre Eignung, bis am Ende eine Shortlist von maximal drei möglichen eCMS-Lösungen steht. Eine Präsentation dieser Systeme durch jeweils einen erfahrenen Dienstleister – nicht Hersteller! – bringt dann Klarheit über die erfolgversprechendste eCMS-Lösung für die nächste Phase.

6. Test auf Herz und Nieren

Im nächsten Schritt wird das gewählte System „auf Herz und Nieren“ geprüft. Es gilt dabei, an einem Beispielprojekt den Einsatz des neuen eCMS in der Praxis zu simulieren. Das Testszenario sollte den tatsächlichen Anforderungen im Unternehmensalltag möglichst nahe kommen, um eventuelle Schwachstellen und Problemfelder zu identifizieren. Keine noch so gründliche Analyse im Vorfeld kann diese Evaluierung ersetzen, denn viele Konflikte und Reibungspunkte erweisen sich erst unter realistischen Einsatzbedingungen.
Die Ergebnisse der Evaluierung protokollieren wir sorgfältig protokolliert und gleichen sie mit dem Kriterienkatalog ab. Bei größeren Differenzen kann eine erneute Evaluierung mit einem weiteren Kandidaten der Shortlist erfolgen. Eines ist jedoch bei aller kritischen Betrachtung zu bedenken: Kein System ist perfekt.

7. Konzept

Die dreistufige Konzeptionsphase umfasst die gesamte fachliche, gestalterische und technische Planung für die Implementierung des eCMS. Die erste Stufe bildet das Fachkonzept, das die Website anhand der formulierten Anforderungen projektiert. Das nachfolgende Designkonzept nimmt die Vorgaben der Corporate Identity des Kundenunternehmens auf und transferiert sie in ein Webseitenlayout, das nach den vorgegebenen Prämissen strukturiert ist. Dann schließlich nimmt das IT-Konzept alle technischen Anforderungen der bestehenden Hard- und Softwarestrukturen auf – so entsteht eine tragfähige technische Lösung.

8. Probe aufs Exempel

Ob sich die erstellte Konzeption in der Praxis bewähren kann, zeigt sich im folgenden „Live-Betrieb“, der in der Regel über ein Mockup der Website realisiert wird. Mithilfe von Mockup-Tools wie Balsamiq oder Axure RP entsteht eine prototypische Online-Umsetzung mit den wichtigsten Elementen, die bereits den Eindruck einer voll funktionsfähigen Seite vermittelt und sich hervorragend eignet, das Konzept zu prüfen.

9. Agil und dynamisch entwickeln

Für die Umsetzung der Webseitenkonzeption gibt es unterschiedliche Verfahrensmodelle. Bei 3m5. dominiert ein vergleichsweise agiler Ansatz, der einem dynamischen Entwicklungsprozess gerecht wird. Techniken wie SCRUM oder Test-Driven-Development bilden den Prozessrahmen. Der Einsatz des Issue-Trackers JIRA stellt dabei die Umsetzung aller Anforderungen sicher und protokolliert den Fortschritt zuverlässig. Da bereits zu Beginn der Arbeit eine Abschätzung des Aufwands für die einzelnen Projektabschnitte erfolgt, ist jederzeit eine verlässliche Darstellung des aktuellen Arbeitsstandes möglich, ebenso die Prognose für die folgenden Schritte.

10. Auf die Straße bringen

Der Transfer bestehender Inhalte auf das neue System ist eine komplexe Herausforderung, die einen erfahrenen Dienstleister erfordert. Im Normalfall kommt dabei eine Kombination manueller und teilautomatisierter Migrationsmethoden zum Einsatz. Verfügt das Vorgängersystem bereits über einen gut strukturierten Datenbestand und Inhalte ohne Layoutvorgaben, ist die Migration mit relativ überschaubarem Aufwand realisierbar. Idealerweise unterstützt das eCMS offene Austauschstandards wie beispielsweise JSR 170 – Content repository for Java.

11. Globaler Rollout

Wer seine Güter global anbietet, setzt nicht nur auf  internationalisierten Vertrieb. Auch die Unternehmenswebseite muss früher oder später in alle Welt ausgerollt werden. Verschiedene Sprachversionen der Corporate Website einzustellen, ist dafür nicht genug. Viele Kunden hat 3m5. in den vergangenen Jahren beim Einstieg in die Welt des globalen eCMS begleitet – und tut es in den meisten Fällen bis heute. Denn nach dem Roll-out beginnt die eigentliche Bewährungsprobe: Die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung der Länderseiten. Der erste Kunde mit diesem Anforderungsprofil war vor rund zehn Jahren der Garten-Spezialist Gardena. Die Ausgangslage war damals ähnlich wie jene bei heutigen Projekten: Neben der Corporate Website existieren einige Länderseiten, die abhängig vom Einsatz der Vertriebsmitarbeiter vor Ort mehr oder weniger gepflegt und aktuell sind. Sie sind heterogen strukturiert, eine Abstimmung untereinander findet unregelmäßig oder gar nicht statt. Der Prozess, der nun einsetzt, umfasst in unserem Projektmanagement meist sieben Stufen.

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Sven Poliwoda
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