Der Mittelstand erobert die Welt

16. Dezember 2019

30 Länder, 25 Sprachen: Für den globalen Roll-out von CMS hat 3m5. den passenden Workflow entwickelt

Wer seine Güter global anbietet, muss nicht nur seinen Vertrieb internationalisieren. Auch die Unternehmenswebseite muss früher oder später in alle Welt ausgerollt werden. Allein Sprachversionen der Corporate Website einzustellen, ist nicht genug. Viele Kunden hat 3m5. in den vergangenen Jahren beim Einstieg in die Welt des globalen eCMS begleitet – und tut es in den meisten Fällen bis heute. Denn nach dem Roll-out beginnt die eigentliche Bewährungsprobe: Die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung der Länderseiten.

Der erste Kunde mit diesem Anforderungsprofil war der Garten-Spezialist Gardena vor etwa zehn Jahren. Die Ausgangslage war damals ähnlich wie die bei Kunden heute. Neben der Corporate Website existieren einige Länderseiten, die abhängig vom Einsatz der Vertriebsmitarbeiter vor Ort mehr oder weniger gepflegt und aktuell sind. Die Seiten sind heterogen strukturiert, eine Abstimmung untereinander findet unregelmäßig statt oder gar nicht. Der Prozess, der nun einsetzt, umfasst in unserem Projektmanagement meist sieben Stufen:

1. Zentrale Entscheidung fällt: Die Unternehmensleitung legt fest, wie viele Seiten in wie vielen Sprachen notwendig sind und wie die redaktionellen Strukturen gestrickt sein sollen. Das Projekt erhält einen Rahmen.

2. Niederlassungen ins Boot holen: Begeisterung bei den Mitarbeitern ist an dieser Stelle meist nicht zu erwarten. Oft gibt es in den jeweiligen Vertriebsbüros nur zwei bis drei Mitarbeiter, auf die nun mehr Arbeit zukommt. Auf Workshops wird der Projektplan vorgestellt, zusammen mit den Mitarbeitern werden Anforderungen an die Länderseiten und Sprachversionen gesammelt.

3. Inhalte validieren: Eine Auswahl möglicher  Inhalte wird in Deutsch und Englisch zur Verfügung gestellt. Auf dieser Matrix erscheinen Themen wie Produktberatungs-Apps, Kontaktsuche, News oder Messen. Hier entscheidet sich, welcher Inhalt auf welcher Seite später sinnvoll zum Einsatz kommt.

4. Bedarf analysieren: Das Unternehmen legt nun fest, wie die Seiten später aussehen sollen, wie viele es überhaupt gibt, und in welchen Sprachen diese Seiten erstellt werden.

5. Technischen Workflow starten: Anhand der Matrix werden die Seiten aufgesetzt und mit Hilfe eines Übersetzungsworkflows mit Inhalten gefüllt. In der Regel werden Übersetzungsbüros im Rahmen des Workflows direkt integriert. Da der Umfang der Seiten meist mehrere 100 Einzelseiten umfasst, geschieht die Arbeit in Tranchen. Das heißt: Immer vier bis fünf Länderseiten werden zeitgleich umgesetzt. 

6. CMS-Zugriff und Kontrolle starten (Roll-out): Sind die Seiten fertig, erhalten die Redakteure Zugriff und übernehmen die Kontrolle. Der Auftakt zum Roll-out erfolgt meist nach einem Treffen vor Ort und wird begleitet von Schulungen. Dort lernen die Redakteure, wie sie mit Hilfe des CMS Inhalte einpflegen. Im Rahmen dieser Schulungen optimieren die Redakteure die Seiten auf ihre regionalen Bedürfnisse.

7.  Arbeit begleiten und Redakteure betreuen: Ein Workflow bildet diesen Prozess ab. Wer nicht weiter weiß oder ein technisches Problem hat, erhält über schnelle und unkomplizierte Hilfe. Die Betreuung der Webseiten dauert meist über Jahre an.

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Autorin des Beitrags
Anne Schneider
anne.schneider@3m5.de
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