Enterprise Search – eine Lösung für die unternehmensweite Suche

28. Juni 2015

Eine Lösung für diese Problematik ist die Enterprise Search, eine Technologie, die in den USA schon weit verbreitet ist. Mittels dieser Technologie werden alle Datenressourcen eines Unternehmens an einer zentralen Stelle zusammengeführt.

Die unternehmensweite Suche, ein Teilaspekt von Information Retrieval, durchsucht dabei mittels Crawlern die Datenquellen und indexiert die Inhalte. Dieser Prozess wird kontinuierlich durchgeführt, um so die Aktualität jederzeit sicherzustellen. So vermeidet man eine Echtzeitsuche, die sehr viel Ressourcen benötigt und dem User lange Wartezeiten abverlangt.

Laut einer Gartner-Studie (2009/10) benannten 75 % der CFOs schlechte Qualität von Informationen und Daten als Hindernis, um ihre Ziele zu erreichen. Mit mangelhafter Qualität sind hierbei zumeist veraltete oder unvollständige Daten gemeint. Häufig liegt es aber auch daran, dass relevante Daten, die in irgendeinem System vorliegen, einfach nicht gefunden werden.

Eine Lösung für diese Problematik ist die Enterprise Search, eine Technologie, die in den USA schon weit verbreitet ist. Mittels dieser Technologie werden alle Datenressourcen eines Unternehmens an einer zentralen Stelle zusammengeführt. 

Die unternehmensweite Suche, ein Teilaspekt von Information Retrieval, durchsucht dabei mittels Crawlern die Datenquellen und  indexiert die Inhalte. Dieser Prozess wird kontinuierlich durchgeführt, um so die Aktualität  jederzeit sicherzustellen. So vermeidet man eine Echtzeitsuche, die sehr viel Ressourcen benötigt und dem User lange Wartezeiten abverlangt.

Dabei ist die Enterprise Search mehr als eine einfache Verbesserung der schon vorhandenen Suchapplikationen. Es können recht einfach Systeme und Datenbanken aus dem ganzen Unternehmen angeschlossen werden. Häufig werden dabei auch solche Informationen wie E-MailPostfächer eingebunden. Die daraus erzeugten Informationen können von den Usern direkt genutzt sowie an andere Applikationen über geeignete Schnittstellen weitergegeben und so in die Unternehmensprozesse eingebunden werden.


Datenschutz

Eine Enterprise Search, die über mehrere Repositories geht und eventuell auch E-Mail-Postfächer einschließt, stellt hohe Anforderungen an den Datenschutz. Das Rechtemanagement muss alle Datenquellen einbeziehen, damit eingestellte Rechte nicht übergangen und eventuell Dokumente bei Usern angezeigt werden, deren Berechtigung dafür nicht ausreicht. Dokumente, für die der User keine Rechte hat, dürfen dabei auch nicht mit Titel oder Abstract im Ergebnis angezeigt werden. Besonders wichtig ist der Datenschutz natürlich, wenn ein Teil der Informationen auch im Web angezeigt werden soll.


Datenformate werden für alle lesbar

In Unternehmen werden die unterschiedlichsten Datenformate verwendet, was zu Problemen beim Lesen der Dokumente führt, wenn der User nicht über die benötigte Software verfügt. Enterprise Search Lösungen indexieren problemlos alle gängigen Datenformate und zeigen die Informationen unabhängig von der Ausstattung eines Arbeitsplatzes in einer lesbaren Form an. So stehen Informationen Mitarbeitern zur Verfügung, die vorher nicht so einfach in der Lage gewesen wären, die Informationen verwenden zu können.


Anbieter

Zu den führenden Anbietern für Enterprise Search gehören die folgenden Unternehmen:

• Autonomy
• Endeca
• FirstSpirit
• Google
• IBM
• Microsoft
• OpenText
• Oracle

Detaillierte Informationen über die Technologie bietet der Artikel von IBM „Enterprise Search Technology“.  


EMC-Studie

Ganz aktuell hat die EMC Corporation eine weltweite Studie unter Data Science Experten veröffentlicht. Eine Erkenntnis daraus ist, dass nur 38 % der beteiligten Unternehmen ihre Daten nutzen, um z. B. ihre Kunden besser zu verstehen. Auch in dieser Studie kommt man zu dem Ergebnis, dass vielfach Entscheidungen ohne die richtige Datenbasis getroffen werden.


Fazit

Unternehmen verfügen heutzutage über großen Mengen an Informationen, die in den unterschiedlichen Repositories zur Verfügung gestellt werden. Doch für die Mitarbeiter ist es ohne einen ganzheitlichen Ansatz, wie ihn eine Enterprise Search liefert, eine nicht zu lösende Aufgabe, alle Informationen zu finden, die sie benötigen.

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