Content Life Cycle Management

01. Dezember 2015

Inhalte einer Webseite oder eines Intranets sind nicht für die Ewigkeit geschaffen und müssen gelegentlich überarbeitet werden. Aktualität ist aber nicht die einzige Anforderung, die in diesem Zusammenhang bedacht werden muss. Bei umfangreichen Angeboten ist es auf jeden Fall empfehlenswert, dieses Thema strategisch zu betrachten und ein Content Life Cycle Management einzuführen.

Content Life Cycle Management

Inhalte einer Webseite oder eines Intranets sind nicht für die Ewigkeit geschaffen und müssen gelegentlich überarbeitet werden. Aktualität ist aber nicht die einzige Anforderung, die in diesem Zusammenhang bedacht werden muss. Bei umfangreichen Angeboten ist es auf jeden Fall empfehlenswert, dieses Thema strategisch zu betrachten und ein Content Life Cycle Management einzuführen.


Inhaltstypen definieren

Nicht nur in Bezug auf den Lebenszyklus von Inhalten ist es sinnvoll, diese in Typen aufzuteilen. Auch bei der Gestaltung der Webseite und den damit verbundenen Funktionen ist es hilfreich, mit Inhaltstypen zu arbeiten. Dazu muss man zunächst entscheiden, welche Inhalte man in Gruppen zusammenfassen kann und welche Anforderungen an diese bestehen. Diese Inhaltstypen sind dann die Basis für das Content Life Cycle Management. Im Folgenden sind einige Inhaltstypen mit den entsprechenden Anforderungen aufgelistet.


Produktinformation

Die Webseiten zu den Produkten enthalten in der Regel Informationen über deren Eigenschaften. Produktverantwortliche müssten ein ureigenes Interesse daran haben, neue Features auf allen Medien zu veröffentlichen. Leider wird das Web dabei hin und wieder doch vergessen. So dümpeln Webseiten dann über die Jahre mit veralteten Informationen vor sich hin.

Es empfiehlt sich, die Autoren regelmäßig an die Aktualisierung zu erinnern. In vielen Systemen können automatisierte Workflows für diese Aufgaben eingerichtet werden. Man muss dazu nur entscheiden, nach welcher Zeit eine Erinnerung erfolgen soll. So kann man z. B. ein Jahr nach der letzten Änderung eine Benachrichtigung versenden.

Der damalige Autor ist allerdings unter Umständen nicht mehr der richtige Adressat für diese Meldung. Vielleicht war es ja auch ein Praktikant, der das Unternehmen schon lange wieder verlassen hat. Idealerweise benennt man für jeden Produktbereich eine Person, die für die Webinhalte verantwortlich ist. Diese Personen müssen die Aktualisierung ja dann nicht selbst vornehmen, aber dafür Sorge tragen, dass die entsprechenden Seiten überprüft werden.

Zumindest in der EU sind Aussagen, die Unternehmen über ihre Produkte treffen, bindend. Eine hier beschriebene Eigenschaft muss also auch eingehalten werden. Es genügt also, wenn der Kunde einen Screenshot von der entsprechenden Seite macht, um sein Recht zu bekommen.

Ungünstig für den Anbieter, wenn er nicht nachweisen kann, dass sich zum Kauf des Produktes die Angaben auf der Webseite schon längst geändert hatten. Besser ist es, wenn alte Versionen mit dem Datum der Veröffentlichung und Archivierung abgespeichert werden. So kann man diese bei Bedarf vorlegen.

Verkauft man Produkte in die USA in die Lebensmittel- und Pharmaindustrie, muss man sich ebenfalls Gedanken über die Dokumentation und Aktualität der Produkteigenschaften machen. Hier gibt es aufseiten der FDA (Food and Drug Administration) ganz klare Forderungen in Bezug auf die Dokumentation.  Die Angaben müssen den aktuellen Produkten entsprechen, und bestimmte Dokumente wie z. B. Bedienungsanleitungen müssen zur Verfügung gestellt werden. Werden diese online zur Verfügung gestellt, muss z. B. das ausgelieferte Produkt einen Link auf die entsprechende Dokumentation enthalten. Auch hier muss man natürlich alle Versionen dokumentieren.


Pressemeldungen

News leben in hohem Maße von der Aktualität, müssen aber trotzdem für einen langen Zeitraum zur Verfügung gestellt werden. Wichtig ist dabei, dass diese nach dem Erscheinen nicht mehr verändert werden, da sie unter Umständen von Journalisten als Quelle genannt werden.
 
Sie müssen nicht dauerhaft im Presseportal sichtbar sein, aber über eine Archivfunktion nach wie vor zur Verfügung stehen. Meldungen, die älter als 6 Monate sind, können so z. B.  automatisch ins Archiv verschoben werden. Dabei ist aber darauf zu achten, dass sich die URL nicht verändert, damit die Quellenangaben erhalten bleiben.

Natürlich müssen diese bei der Suche weiterhin indexiert werden. Damit alte Pressemeldungen nicht versehentlich als aktuelle angesehen werden, ist es zu empfehlen, diese mittels eines Archiv-Icons unverwechselbar zu kennzeichnen.

 

 
Blogbeiträge

Enthält der Webauftritt ein Blog, muss ebenfalls festgelegt werden, wie man mit Aktualisierungen umgeht. Bei einem einmal veröffentlichten Blogbeitrag wie auch bei  Pressemeldungen ist von weiteren Veränderungen abzusehen. Müssen aktuelle Geschehnisse eingearbeitet werden, kann man diese an das Ende mit einem Hinweis auf die Ergänzung hinzufügen.

 
Weisungen

Dokumente, die eine verbindliche Aussage in Bezug auf Mitarbeiter oder andere Stakeholder enthalten, erfordern ganz spezifische Prozesse. Hierbei ist besonders wichtig, wer diese Dokumente als gültig erklärt. Eine weitere Empfehlung ist die Veröffentlichung als PDF und nicht als Webseite. Die Handhabung der Inhalte und die Einbindung in  andere Webseiten vereinfachen sich damit deutlich.

Im Dokument sollte auf jeden Fall eine Änderungshistorie aufgelistet sein. So sieht man auf den ersten Blick, ab wann es gültig wurde und gegenüber vorherigen Versionen geändert wurde. Man muss so nicht wieder das gesamte Dokument mit der vorherigen Version vergleichen und es wird jedem Nutzer gleich klar, welche Änderungen eingetreten sind.

Wegen der rechtlichen Verbindlichkeit ist es wichtig, einen Prozess für die Veröffentlichung zu definieren. Dieser legt z. B. fest, dass bestimmte Personen benachrichtigt werden müssen. Häufig wird aber heute schon eine Holschuld für Mitarbeiter festgelegt. Dann genügt es, die Dokumente im Intranet zu veröffentlichen. Eine Funktion, mit der sich Mitarbeiter über Aktualisierungen benachrichtigen lassen können, ist in diesem Fall empfehlenswert. Alte Versionen müssen natürlich in einem Archiv abgelegt werden.

 
Geschäftsbedingungen

Für Geschäftsbedingungen gilt das Gleiche wie auch für Weisungen. Alte Versionen müssen dabei nicht unbedingt für Außenstehende sichtbar sein, aber zumindest mit der Gültigkeitsdauer im Archiv für den Bedarfsfall verfügbar sein.
Üblich ist heute ein Zusatz, der darauf verweist, dass sie sich von Zeit zu Zeit ändern können und immer die aktuell veröffentlichte Version Gültigkeit besitzt. Es stellt sich dann natürlich immer die Frage, ob im System nachweissicher abgelegt ist, wann die Änderung publiziert wurde.


Freigabe der Inhalte

Vielfach werden Inhalte nicht von den eigentlichen Fachleuten geschrieben. Es besteht also die Gefahr, dass der gelieferte Input beim Schreiben falsch umgesetzt wird. Vorteilhaft ist also ein Workflow, der vor der Veröffentlichung eine Freigabe von einem Experten einfordert.

Im Gegensatz dazu werden Inhalte aber auch von Experten geschrieben, die in der Regel keine Ausbildung im Schreiben haben. In diesem Fall schaut besser noch ein Redakteur über die Ergebnisse, was ebenfalls mittels eines Workflows gesteuert werden kann.

 
Übersetzung

Bei global agierenden Unternehmen liegen Inhalte in der Regel in mehreren Sprachen vor. Die Neuerstellung oder Aktualisierung bedeutet, dass meist ein Übersetzungsprozess angestoßen werden muss. Idealerweise erfolgen dabei die Übersetzungen vor der Veröffentlichung der Masterseite. So können alle Sprachen den Nutzern gleichzeitig zur Verfügung gestellt werden.

Am besten wird die Übersetzung aus dem CMS (Content Management System) heraus initiiert, wenn die Erstellung der Masterseite abgeschlossen ist. Ist dieser Prozess mit einem Übersetzungsbüro verbunden, ist eine schnelle Umsetzung garantiert. Dabei muss natürlich sichergestellt werden, dass ein Fachmann die Übersetzung noch einmal überprüft.

Mittels eines Glossars und eines Translation Memory sorgt man dabei für geringe Übersetzungskosten sowie für konsistente Übersetzungen.


Fazit

Die beschriebenen Inhaltstypen können natürlich jederzeit um weitere ergänzt werden. Bei den einzelnen Elementen gibt es immer diverse Möglichkeiten für die Umsetzung. Einmal entschieden, bilden sie aber auf jeden Fall eine gute Basis für die Aktualität der Inhalte. Weiterhin ist es auch gut, die Anforderungen zu kennen, welche eine Archivierung erforderlich machen. Content Life Cycle Management ist jedenfalls ein Thema, das zu jeder Webseite dazugehört.

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