Projektablauf by 3m5.

Ein Relaunch hat verschiedene Projektphasen. Vor dem Hintergrund unserer jahrelangen Erfahrung mit eCMS-Projekten haben wir einen standardisierten Prozess entwickelt.

 

1. Inhalte, Strukturen und Navigation

Die Betrachtung der aktuellen Inhalte ist in all jenen Fällen elementar, in denen das neue CMS ein bestehendes System ablösen oder ergänzen soll. Häufig sind Inhalte und Strukturen über Jahre gewachsen, die vor einer Integration in die neue Umgebung gesichtet, bereinigt und überarbeitet werden sollten. Im Fokus der Analyse stehen Art und Struktur der bisherigen Inhalte sowie das Navigationskonzept. Daneben ist zu klären, in welchen Sprachen aktuell und künftig publiziert wird und aus welchen Quellen oder Unternehmensbereichen die Inhalte aggregiert werden. Auf Grundlage dieser Prüfung wird dann definiert, auf welche Weise der bestehende Content in die neue Struktur überführt und mit neuen Inhalten oder Seitenelementen kombiniert werden kann.

2. Workflow

Eine genaue Betrachtung der existierenden Prozesse innerhalb der bestehenden Contentverwaltung ist ein weiterer wichtiger Schritt für die Projektierung des neuen CMS. In der Prozessanalyse wird etwa geprüft, wie die Verarbeitung externer und interner Zuarbeiten abläuft – auch im Hinblick auf die Abnahme- und Freigabemodalitäten im Workflow der Inhaltserstellung. Alle bestehenden Prozesse werden hinsichtlich ihrer Effizienz und Relevanz kategorisiert, damit sie im Rahmen der Neuimplementierung entsprechend integriert, angepasst oder optimiert werden können. Ziel ist es, den Nutzern des Systems möglichst ein gewohntes Arbeitsumfeld zu erhalten, das jedoch den gewachsenen Anforderungen des Unternehmens an ein zeitgemäßes eCMS gerecht wird.

3. Schnittstellen, Server und Datenbanken

Dieser Schritt der Analyse identifiziert alle Bestandteile der IT-Infrastruktur, die mit dem aktuellen und künftigen CMS funktionieren müssen. Vorhandene Hardwarestrukturen wie Server, Middleware oder Applicationserver müssen erfasst werden, ebenso Schnittstellen zu externen Systemen und Datenbanken. Eine wichtige Rolle spielen hier die Präferenzen des Kunden im Hinblick auf Betriebssystem, Laufzeittechnologie (Java, .NET, Native) oder die Einbindung bestehender Benutzerdatenbanken und Berechtigungskonzepte (Active Directory, NT-Domäne). Berücksichtigt werden zudem die Sicherheitspräferenzen und das erwartete Zugriffsvolumen auf die einzelnen Seitenbereiche sowie das systemspezifische Know-how der IT-Verantwortlichen im Kundenunternehmen.

4. Erwartungen und Ziele

Entscheidend für den Erfolg des neuen eCMS ist, ob es allen Anforderungen gerecht wird. Deshalb ist eine sorgfältige Bedarfsanalyse außerordentlich wichtig: Die Erwartungen und Ziele der einzelnen Stakeholder werden in dieser Phase gesammelt und abgeglichen. Dies geschieht zumeist im Rahmen eines Workshops, zu dem Vertreter all jener Personengruppen eingeladen werden, die am Einführungsprozess beteiligt sind oder zu den späteren Nutzern zählen. Das können neben Redakteuren und IT-Spezialisten auch externe Autoren oder Angehörige der Geschäftsführung sein. Deren Anforderungen werden zum Abschluss der Analyse gewichtet und in einen Katalog überführt, auf dessen Basis ein passendes System gewählt werden kann.

5. Systemauswahl

Am Ende der Analysephase sollte ein Kriterienkatalog stehen, der die technischen und strukturellen Anforderungen an das neue Content-Management-System definiert. Hilfreich ist dabei auch eine Priorisierung: K.-o.-Kriterien und absolut zwingende Punkte sollten entsprechend gekennzeichnet sein. Erfahrungsgemäß erleichtert ein überschaubarer Katalog die spätere Arbeit eher als eine Übersicht, die jedes Detail abdecken möchte. Schließlich gilt es, vorerst nur die wichtigsten Anhaltspunkte bei der Systemauswahl zu markieren. Ein Thema darf im Kriterienkatalog allerdings nicht fehlen: das Budget. Denn auch der Preis entscheidet über die Wirtschaftlichkeit eines Systems, und nicht immer werden alle Funktionen einer teureren Lösung wirklich benötigt.
Anhand des Kriterienkatalogs prüfen die Verantwortlichen verschiedene Systeme auf ihre Eignung, bis am Ende eine Shortlist von maximal drei möglichen eCMS-Lösungen steht. Eine Präsentation dieser Systeme durch jeweils einen erfahrenen Dienstleister – nicht Hersteller! – sollte dann Klarheit über die erfolgversprechendste eCMS-Lösung für die nächste Phase bringen.

6. Herz und Nieren

Im nächsten Schritt wird das gewählte System „auf Herz und Nieren“ geprüft. Es gilt dabei, an einem Beispielprojekt den Einsatz des neuen eCMS in der Praxis zu simulieren. Das Testszenario sollte den tatsächlichen Anforderungen im Unternehmensalltag möglichst nahe kommen, um eventuelle Schwachstellen und Problemfelder identifizieren zu können. Keine noch so gründliche Analyse im Vorfeld kann diese Evaluierung ersetzen, denn viele Konflikte und Reibungspunkte erweisen sich erst unter realistischen Einsatzbedingungen.
Die Ergebnisse der Evaluierung sollten in jedem Fall sorgfältig protokolliert und kritisch mit dem Kriterienkatalog abgeglichen werden. Bei größeren Differenzen kann eine erneute Evaluierung mit einem weiteren Kandidaten der Shortlist erfolgen. Eines ist jedoch bei aller kritischen Betrachtung zu bedenken: Kein System ist perfekt!

7. Konzept

Die dreistufige Konzeptionsphase umfasst die gesamte fachliche, gestalterische und technische Planung für die Implementierung des eCMS. Die erste Stufe bildet das Fachkonzept, das die Website anhand der formulierten Anforderungen projektiert. Das nachfolgende Designkonzept nimmt die Vorgaben der Corporate Identity des Kundenunternehmens auf und transferiert sie in ein Webseitenlayout, das nach den vorgegebenen Prämissen strukturiert ist. Dann schließlich nimmt das IT-Konzept alle technischen Anforderungen der bestehenden Hard- und Softwarestrukturen auf, um auf dieser Basis eine tragfähige technische Lösung zu entwickeln.

8. Probe aufs Exempel

Ob sich die erstellte Konzeption in der Praxis bewähren kann, zeigt sich im folgenden „Live-Betrieb“, der in der Regel über ein Mockup der Website realisiert wird. Mithilfe von Mockup-Tools wie Balsamiq oder Axure RP entsteht eine prototypische Online-Umsetzung mit den wichtigsten Elementen, die bereits den Eindruck einer voll funktionsfähigen Seite vermittelt.

9. Agil und dynamisch entwickeln

Für die Umsetzung der Webseitenkonzeption gibt es viele unterschiedliche Verfahrensmodelle. Bei 3m5. dominiert ein vergleichsweise agiler Ansatz, der einem dynamischen Entwicklungsprozess wie dem Aufbau einer Website  gerecht wird. Techniken wie SCRUM oder Test-Driven-Development bilden dabei den Prozessrahmen. Der Einsatz des Issue-Trackers JIRA stellt dabei die Umsetzung aller Anforderungen sicher und protokolliert den Fortschritt zuverlässig. Da bereits zu Beginn der Arbeit eine Abschätzung des Aufwands für die einzelnen Projektabschnitte erfolgt, ist jederzeit eine verlässliche Darstellung des aktuellen Arbeitsstandes möglich, ebenso die Prognose für die folgenden Schritte.

10. Auf die Straße bringen

Der Transfer bestehender Inhalte auf das neue System ist eine komplexe Herausforderung, die einen erfahrenen Dienstleister erfordert. Im Normalfall kommt dabei eine Kombination manueller und teilautomatisierter Migrationsmethoden zum Einsatz. Verfügt das Vorgängersystem bereits über einen gut strukturierten Datenbestand und Inhalte ohne Layoutvorgaben, ist die Migration mit relativ überschaubarem Aufwand realisierbar. Idealerweise unterstützt das eCMS offene Austauschstandards wie beispielsweise JSR 170 – Content repository for Java.

Roll out

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