Relaunch komplexer Systeme

Wenn ein Rebrush oder Relaunch ansteht, unterstützt 3m5. als erfahrener Partner seine Kunden bei komplexen eCMS-Projekten, darunter Gardena, die Olympiaredaktion des ZDF, Kulmbacher, ARD, United Internet Media, Goethe-Institut und Wanzl.

So gelingt der Relaunch

1. Anforderungen definieren

Die Suche nach einem neuen Content Management System oder ein Website-Relaunch bringt viele Herausforderungen mit sich. Zunächst müssen Anforderungen an das CMS so exakt wie möglich definiert werden, dabei geht es um Fragen wie Design, Funktionalitäten oder notwendige Schnittstellen. Trotz umfangreicher Konzeptionsphase und der Erstellung eines Lasten- & Pflichtenheftes werden meist nicht alle tatsächlichen Anforderungen erfasst oder beschrieben. Die tatsächlichen Probleme und Anforderungen zeigen sich meist erst in den späten Projektphasen. Die Folge ist, dass das fertige CMS beim Launch nicht exakt den gewünschten Anforderungen entspricht.

2. Komplexitäten erkennen

Die Gründe dafür sind vielfältig. Ein Hauptproblem ist oft, dass nicht alle wichtigen Anwender und Stakeholder in das Projekt einbezogen wurden. Deshalb sind Ziele zu wenig konkret und Funktionen nicht klar genug definiert. Ein weiteres Problem: In großen Unternehmen wird die Zahl der Stakeholder schnell sehr groß. Auch hier ist die Definition von Anforderungen überaus schwierig und muss gemanagt werden.

Auch das CMS-Umfeld erhöht die Komplexität eines Relaunchs: Viele Kanäle, eine steigende Zahl von Endgeräten und eine heterogen gewachsene IT-Landschaft stellen die Projektleiter vor Herausforderungen. Um diesem Komplexitätsgrad zu begegnen, sind alle beteiligten Parteien gleichermaßen gefragt. Sie müssen umdenken. Auf Kundenseite muss das Bewusstsein für die strategische Bedeutung des CMS geschärft werden. Unternehmen sollten deshalb den hohen Projektaufwand nicht scheuen und nicht immer eine schnelle Entscheidungen treffen.

3. Wettbewerbsfaktor CMS

Die Digitalisierung zwingt die Unternehmen zum Umdenken. Das Internet ist ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor, das CMS wird damit zum erfolgskritischen Instrument. Es reicht nicht aus, einfach den bekanntesten oder billigsten Anbieter zu ermitteln oder sich bei der Auswahl an anderen zu orientieren. Jedes CMS hat Stärken und Schwächen und wird unterschiedlichen Anforderungen in unterschiedlicher Art und Weise gerecht.

Im Projektmanagement sind daher neue Methoden gefragt. Das Wasserfallmodell hat ausgedient, moderne und agile Methoden wie Scrum haben sich bewährt. Methodenkompetenz vorausgesetzt, hilft Scrum diese Herausforderung zu meistern, ohne bereits alle Details im Voraus zu planen. Ein erfahrener Implementierungspartner kann so iterativ und schrittweise Probleme rechtzeitig erkennen und beheben.

4. Fremd- und Bestandssysteme integrieren

Für eine bestmögliche Systemintegration werden sich Anpassungen in vielen Projekten nicht vermeiden lassen. Diese durchführen zu können, gehört somit zu den wichtigsten Kompetenzen des Unternehmens bzw. des Implementierungspartners.

Die Forderung das CMS möglichst flexibel anpassen zu können, ergibt sich nicht nur aus der Tatsache, dass Anforderungen zu Projektbeginn nicht vollständig erfasst werden können. Die Anforderungen an ein Content Management System werden sich im Zeitablauf immer ändern. Auch um das System möglichst lange einsetzen zu können, ist eine entsprechende Flexibilität – sowie die stetige Weiterentwicklung durch den Anbieter – unabdingbar.

5. Customization

Der Hersteller hat die dafür nötigen Voraussetzungen in der Software-Architektur zu schaffen. Neben einem modularen Systemaufbau zählen hierzu zum Beispiel entsprechende Customization Points. Hierauf sollten Sie als Käufer dringend achten.

Wie kommt das CRM zum CMS? Wie wird der Shop ordentlich eingebunden? Was ist mit dem Produktinformationssystem (PIM) und Digital Asset Management (DAM)? Alles eine Frage der Schnittstellen. Die muss der Dienstleister bzw. die Agentur programmieren. 3m5. verfügt über jahrelange Erfahrung in diesem Bereich und hat sehr starke Kompetenzen dazu aufgebaut.

6. Ein professioneller Dienstleister hilft mit

Ein etablierter Anbieter begleitet Auswahl und Einführung der Software nicht zum ersten Mal und kann wertvolle Hilfestellung leisten. Ein seriöser Anbieter hat Interesse am Erfolg des Kunden und steht ihm als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung. Nutzen Sie diese Quelle! Dabei gilt: Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und ein guter Service wiegen oft mehr als einzelne Features. Faktoren wie professioneller Support und persönliche Ansprechpartner sind hier von Bedeutung.

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Stefan Jahn
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