Contenterfassung

Die Qualität eines eCMS hängt maßgeblich von der Nutzerfreundlichkeit bei der Dateneingabe ab. Als intuitives Tool muss es den Online-Redakteuren ihre tägliche Arbeit erleichtern und einen schnellen Überblick auf die finale Web-Ansicht ermöglichen. 

Die meisten professionellen eCMS-Systeme setzen daher auf ein WYSWIG-Konzept, das eine Bearbeitung der Inhalte direkt im Seitenlayout erlaubt. Zumeist hat der Redakteur dadurch keinen Zugriff auf das Grundlayout der Seite, sondern lediglich auf Eingabe- und Formatfunktionen der Textbereiche. Im einfachsten Fall wird diese Funktionalität über eine verfügbare Artikelvorschau realisiert, die bereits vor Freigabe und Veröffentlichung der aktualisierten Inhalte abrufbar ist.

Ebenfalls essenziell ist die Möglichkeit, ergonomische Arbeitsabläufe zu gestalten und die vorhandenen Software-Umgebungen in das eCMS einzubinden. Dabei geht es häufig um die Migration von Daten, die etwa als Word-Dokumente vorliegen und um die Integration von PDFs oder Bilddateien. Zudem muss das eCMS so flexibel konzipiert sein, dass individuelle Dokumentstrukturen angelegt, verwaltet oder organisiert und abhängig von Zugriffsrechten konfiguriert werden können.

Dieser oben beschriebene hohe Grad des „ease of use“ darf sich dabei nicht allein auf die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten beschränken, sondern muss sich letztlich über den gesamten Lebenszyklus sämtlicher Online-Inhalte erstrecken.

Phasen des Content Lifecycle Modells

1.    Erstellung von Objekten und Inhalten
2.    Kontrolle und Freigabe 
3.    Publikation 
4.    Archivierung

1. Erstellung von Objekten und Inhalten
Autoren und Redakteure erarbeiten die Inhalte und Objekte, aus denen die Seite bestehen soll. Das können Texte, Bilder, Videos, Musikdateien oder andere Formate sein, die unter dem Begriff „Content“ subsumiert werden. Die Content-Erstellung geschieht vielfach als klassische journalistische oder kreative Arbeit mit Recherche, Gestaltung und Anpassung der multimedialen Inhalte. Zudem spielt im Online-Bereich die Content-Syndication eine wichtige Rolle: Bestehende Inhalte aus anderen digitalen oder analogen Quellen werden aufbereitet und dann erneut publiziert. Dabei besteht jedoch die Gefahr des "Double-Contents" (DC), was oft eine Abwertung im Suchmaschinen-Ranking nach sich zieht.

2. Kontrolle und Freigabe
Nach der Erstellung aller Inhalte werden diese üblicherweise kontrolliert und freigegeben, sofern die zuständigen Abteilungsleiter oder Chefredakteure keine Beanstandungen reklamieren. Dieser Schritt dient der Fehlerminimierung nach dem „Vier-Augen-Prinzip“ und bei redaktionell anspruchsvollen Projekten zudem der stilistischen Qualität.

3. Publikation
Auf die Freigabe folgt die Publikation der Inhalte, die nach verschiedenen Ausgabeformaten und -kanälen differieren kann. Einzelne Teile des Contents können etwa zu unterschiedlichen Zeiten auf einzelnen Online-Kanälen freigeschaltet werden. Ein Rechtesystem erlaubt zudem das Setzen von Zugriffsrechten, die den Content für alle oder bestimmte Benutzergruppen zugänglich machen. 
Bei Internetseiten sind im Rahmen der Publikation außerdem die Verlinkung des Contents und die Referenzierung aller Medienformate notwendig. 

4. Archivierung
Die letzte Phase im Content Lifecycle Modell ist die Archivierung: Inaktuelle Inhalte werden dabei idealerweise automatisch in Archivbereiche verschoben. Gegebenenfalls können diese Inhalte aber auch aktualisiert und erneut veröffentlicht werden, so dass keine Archivierung notwendig ist. Entscheidend ist in jedem Fall, dass die Inhalte verfügbar bleiben. Der Archivzugriff kann natürlich auch auf einzelne Nutzergruppen beschränkt werden, damit beispielsweise ausschließlich Autoren oder Redakteure das Archivmaterial für die Recherche zu neuen Themen nutzen können.

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